Assistant Administratif Service Construction H/F - Interregionale Polygone Societe Anonyme
- CDI
- Interregionale Polygone Societe Anonyme
Les missions du poste
POLYGONE est une entreprise sociale de l'habitat, créée en 1952, qui a su au fil des années, s'adapter pour répondre aux nouveaux besoins des collectivités. Présente sur 6 départements (Aveyron, Cantal, Corrèze, Lot, Lozère et Puy-de-Dôme) et en lien étroit avec plus de 400 communes, nous réalisons tous types de logements que ce soient des logements familiaux que ce soient des logements familiaux en résidences, des logements adaptés aux seniors, des appartements ou des maisons individuelles.
- Finalité de la fonction et missions :
Sous la responsabilité du Responsable de la Stratégie Patrimoniale, vous assurez la gestion administrative et intervenez en véritable support du service Patrimoine.
A ce titre, après une période de formation à nos méthodes et nos outils, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des travaux, des contrats et marchés à bon de commande (factures, avoirs, .)
- Réaliser le secrétariat et les travaux administratifs du service (gestion des agendas, comptes-rendus, réponse aux demandes d'information / courriers, .)
- Gérer le suivi administratif des sinistres (courrier de déclaration, centralisation et transmission des pièces administratives, suivi de l'avancement)
- Effectuer le montage administratif des dossiers de travaux (gros entretiens / grosses réparations et des dossiers spécifiques en appui à l'équipe) :
- Participer au montage des dossiers de gros entretiens et des dossiers spécifiques sur l'aspect administratif (rédaction et envoi des bons de commande.)
- Assurer le suivi budgétaire des opérations (engagements, facturation, suivi comptable)
- Suivre les opérations sur l'aspect juridique (montage des dossiers de dommage-ouvrage, suivi des sous-traitants, .)
- Mettre à jour des données patrimoniales dans l'outil BIM (outil de modélisation du patrimoine) : mise à jour des travaux réalisés et transmission à notre sous-traitant
- Assurer le suivi des diagnostics règlementaires (mise à jour des bases de données)
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité
- Profil requis pour le poste :
Idéalement de formation Bac +2 en assistanat de direction, vous avez démontré dans vos expériences antérieures de solides capacités d'organisation, de la rigueur et un sens aigu de la discrétion. Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction d'assistant(e) de service technique, idéalement dans une entreprise de la construction, est indispensable.
Vous êtes passionné(e) par le secteur de l'immobilier et de la construction ? On vous décrit comme une personne consciencieuse, discrète, autonome et organisée ? Alors n'hésitez plus, transmettez votre CV !
- Rémunération et conditions de travail :
Rejoignez notre aventure polygonienne !
Vous bénéficierez d'une politique de rémunération attractive sur 13 mois, de l'épargne salariale et les avantages de notre CSE (chèques vacances, réduction sur différentes prestations ou produits.)
Nous vous proposons une amplitude de travail du lundi au vendredi, un cadre de travail agréable et une ambiance conviviale où l'entraide et le partage sont au coeur de nos valeurs.
- Finalité de la fonction et missions :
Sous la responsabilité du Responsable de la Stratégie Patrimoniale, vous assurez la gestion administrative et intervenez en véritable support du service Patrimoine.
A ce titre, après une période de formation à nos méthodes et nos outils, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des travaux, des contrats et marchés à bon de commande (factures, avoirs, .)
- Réaliser le secrétariat et les travaux administratifs du service (gestion des agendas, comptes-rendus, réponse aux demandes d'information / courriers, .)
- Gérer le suivi administratif des sinistres (courrier de déclaration, centralisation et transmission des pièces administratives, suivi de l'avancement)
- Effectuer le montage administratif des dossiers de travaux (gros entretiens / grosses réparations et des dossiers spécifiques en appui à l'équipe) :
- Participer au montage des dossiers de gros entretiens et des dossiers spécifiques sur l'aspect administratif (rédaction et envoi des bons de commande.)
- Assurer le suivi budgétaire des opérations (engagements, facturation, suivi comptable)
- Suivre les opérations sur l'aspect juridique (montage des dossiers de dommage-ouvrage, suivi des sous-traitants, .)
- Mettre à jour des données patrimoniales dans l'outil BIM (outil de modélisation du patrimoine) : mise à jour des travaux réalisés et transmission à notre sous-traitant
- Assurer le suivi des diagnostics règlementaires (mise à jour des bases de données)
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité
- Profil requis pour le poste :
Idéalement de formation Bac +2 en assistanat de direction, vous avez démontré dans vos expériences antérieures de solides capacités d'organisation, de la rigueur et un sens aigu de la discrétion. Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction d'assistant(e) de service technique, idéalement dans une entreprise de la construction, est indispensable.
Vous êtes passionné(e) par le secteur de l'immobilier et de la construction ? On vous décrit comme une personne consciencieuse, discrète, autonome et organisée ? Alors n'hésitez plus, transmettez votre CV !
- Rémunération et conditions de travail :
Rejoignez notre aventure polygonienne !
Vous bénéficierez d'une politique de rémunération attractive sur 13 mois, de l'épargne salariale et les avantages de notre CSE (chèques vacances, réduction sur différentes prestations ou produits.)
Nous vous proposons une amplitude de travail du lundi au vendredi, un cadre de travail agréable et une ambiance conviviale où l'entraide et le partage sont au coeur de nos valeurs.
Le profil recherché
Experience: 5 An(s)
Compétences: Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Coordonner les réponses aux appels d'offres
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Coordonner les réponses aux appels d'offres
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- SGBD
- Traitement de texte
- Tenue comptable
- Logiciels bureautiques
- Rédaction d'appel d'offres
- Autonomie
- Excel
- Compte-rendu
- Gestion des prestataires
- Pack Office
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Traitement du courrier
- Contrôle du budget
- BIM