Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Sce Departemental Incendie et Secours

Sous l'autorité du chef de la compagnie de Mauriac, sans déplacement systématique, (quotité 20 %), l'agent en poste
est chargé du secrétariat du centre d'incendie et de secours de Mauriac.
Sous l'autorité du chef du service formation/sports (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat / relais du
coordonnateur formation de la compagnie d'Aurillac et en complément de l'agent affecté dans ce service de la saisie
des manoeuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation.

Missions / conditions d'exercice :

Secrétariat du CIS d'Aurillac :
- Accueil physique et téléphonique
- Prise de rendez-vous du chef de CIS et de son adjoint
- Rédaction, frappe et mise en forme et traitement de courriers divers
- Archivage
- Suivi des dossiers administratifs des SPV
- Contrôle et transmission des pièces relatives aux accidents du travail vers le service RH
- Suivi des visites médicales
- Gestion des propositions des médailles d'honneur des SPV du CIS
- Préparation des dossiers à l'ordre du jour, secrétariat, participation et prise de notes lors des séances du Comité de
Centre
- Gestion de la réservation des salles de cours et des véhicules du CIS
- Mise à jour de tableaux de suivi, bases de données
Suivi comptable :
- Suivi et mise à jour des documents relatifs à la gestion du budget du CIS : Bons de commandes, engagements, lettre
de commande
- Gestion du budget « fournitures administratives » : Commandes, réception. Contrôle livraison
Secrétariat de la Compagnie d'Aurillac :
- Secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie.
- Suivi du recrutement des SPV.
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV

Secrétariat du CIS de Mauriac :
- Accueil physique et téléphonique
- Frappe, mise en forme de courriers
- Enregistrement et transmission des différents courriers arrivant au CIS
- Suivi des dossiers administratifs des SPV
- Préparation et suivi des dossiers de candidatures pour les sessions de recrutement de la compagnie
- Tenue d'une base de données servant à la gestion des formations initiales (FI) de la Compagnie
- Suivi du planning des formations de la compagnie se déroulant sur le CIS
- Gestion des véhicules réservés dans le cadre des formations ou déplacements divers
- Transmission et suivi des arrêts maladie au SSSM
- Gestion de la réservation de la salle d'instruction
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV
- Suivi, en transversalité avec le groupement ressources, du carburant des CIS Mauriac et d'Anglards-de-Salers, des
demandes logistiques émanant des CIS de la compagnie (expérimentation en cours : avec un tableur partagé, le CIS
demande une réparation (ou autre prestation LOG) et la compagnie assure la prise en charge et surtout contrôle
l'exécution de la prestation),
- Programmation, en liaison avec le CIS demandeur, du convoyage des véhicules devant aller en réparation via le pool
ESD.
- Assistance auprès du ou des chefs de CIS qui en feraient la demande avec possible déplacement sur ½ journée ou
1 journée sur site

Suivi administratif - Service formation/sports :

- Saisie des manoeuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation (convocations,
diplômes, préparation du paiement des indemnités) en complément de l'agent affecté dans ce service

Poste à pourvoir le 15/06
Limite des candidatures le 22/05 - Merci de fournir un CV et une lettre de motivation

Experience: 1 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services du feu et de secours

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Tableur
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Prise de note
• Rédaction de courriers